ДЕРЖАВНА САНІТАРНО-ЕПІДЕМІОЛОГІЧНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 22 липня 2015 року N 106

Про затвердження Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України

Відповідно до частини 3 статті 26 Бюджетного кодексу України, Положення про Державну санітарно-епідеміологічну службу України, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 N 400, Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 N 1001, Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04.10.2011 N 1247, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 20.10.2011 за N 1219/19957, наказую:

1. Затвердити Порядок проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України (далі - Порядок, додається).

2. Головному спеціалісту із внутрішнього аудиту Коваленко О. О. забезпечити дотримання вимог Порядку при проведенні внутрішніх аудитів у системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України.

3. Визнати такими, що втратили чинність, накази Держсанепідслужби України від 04.09.2013 N 166 "Про затвердження Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України" та від 31.07.2014 N 57 "Про внесення змін до Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України".

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

Т. в. о. Голови

С. В. Протас

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Держсанепідслужби України
22 липня 2015 року N 106

ПОРЯДОК
проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України

1. Загальні положення

1.1. Порядок проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України (далі - Порядок) визначає механізм проведення внутрішнього аудиту в Державній санітарно-епідеміологічній службі України, її територіальних органах, підприємствах, установах і організаціях, які належать до сфери управління Держсанепідслужби України (далі - установи Держсанепідслужби), та планування внутрішніх аудитів, документування і реалізації їх результатів, та застосовується уповноваженою особою із внутрішнього аудиту Держсанепідслужби України (далі - уповноважена особа із внутрішнього аудиту).

1.2. У цьому Порядку наведені нижче терміни вживаються у такому значенні:

внутрішній аудит - діяльність уповноваженої особи із внутрішнього аудиту, спрямована на удосконалення системи управління, запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів, виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності Держсанепідслужби України та установ Держсанепідслужби, поліпшення внутрішнього контролю;

внутрішній контроль - комплекс заходів, що застосовуються Держсанепідслужбою для забезпечення дотримання законності та ефективності використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів і вимог щодо діяльності Держсанепідслужби України та установ Держсанепідслужби;

конфлікт інтересів - це суперечність між особистими інтересами уповноваженої особи із внутрішнього аудиту та його службовими обов'язками, наявність яких може вплинути на об'єктивність або неупередженість прийняття ним рішень, а також на вчинення чи невчинення дій під час виконання наданих йому службових повноважень;

аудит ефективності - оцінка діяльності Держсанепідслужби України та установ Держсанепідслужби щодо ефективності функціонування системи внутрішнього контролю, ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах, ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, якості надання адміністративних послуг та виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства, а також ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань Держсанепідслужби України та установ Держсанепідслужби;

фінансовий аудит - оцінка діяльності Держсанепідслужби України та установ Держсанепідслужби щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку;

аудит відповідності - оцінка діяльності Держсанепідслужби України та установ Держсанепідслужби щодо дотримання актів законодавства, планів, функцій, процедур з питань збереження активів, інформації та управління державним майном;

плановий внутрішній аудит - внутрішній аудит, який проводиться згідно із затвердженим у встановленому порядку планом проведення внутрішнього аудиту, не частіше одного разу на календарний рік;

позаплановий внутрішній аудит - внутрішній аудит, який не передбачений планом проведення внутрішнього аудиту та проводиться за дорученням Голови на підставі наказу для своєчасного реагування на проблеми, що виникають під час виконання покладених законодавством завдань та функцій на Держсанепідслужбу України та установи Держсанепідслужби;

об'єкт внутрішнього аудиту - Держсанепідслужба України та установи Держсанепідслужби, їх діяльність в повному обсязі або з окремих питань, заходи, що здійснюються керівництвом Держсанепідслужби України та установ Держсанепідслужби для забезпечення ефективного функціонування системи внутрішнього контролю (дотримання принципів законності та ефективного використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, виконання завдань, планів і дотримання вимог щодо діяльності Держсанепідслужби України та установ Держсанепідслужби);

тема внутрішнього аудиту - питання, яке досліджується у ході проведення внутрішнього аудиту (наприклад, "Ефективність використання коштів за бюджетною програмою", "Дотримання вимог законів, нормативно-правових актів з питань нарахування заробітної плати", "Правильність ведення бухгалтерського обліку" тощо);

аудиторський доказ - зібрана та задокументована надійна та компетентна інформація, яку використовує Уповноважена особа із внутрішнього аудиту з метою обґрунтування висновків за результатами внутрішнього аудиту;

аудиторське дослідження - методика внутрішнього аудиту, яка полягає у чіткій послідовності і порядку застосування окремих методів аудиту, методичних прийомів і процедур для встановлення об'єктивної істини щодо інформації, яка підлягає аудиту, і доведення цієї істини через аудиторський висновок до користувачів аудиту;

аудиторські процедури - це відповідний порядок і послідовність дій аудитора для одержання необхідних аудиторських доказів на конкретній ділянці аудиторського дослідження;

метод аудиту - це сукупність прийомів, використовуваних для дослідження стану об'єктів внутрішнього аудиту. Вони поділяються на методичні прийоми проведення аудиторського дослідження і методичні прийоми організації аудиторського дослідження;

робочі документи - це записи (форми, таблиці), за допомогою яких Уповноважена особа із внутрішнього аудиту фіксує проведені прийоми та процедури внутрішнього аудиту, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час його проведення;

офіційний документ - аудиторський звіт, складений за результатами внутрішнього аудиту, який містить відомості про хід внутрішнього аудиту, стан системи внутрішнього контролю, аудиторський висновок. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності установи залежно від характеру виявлених проблем.

2. Напрями проведення внутрішнього аудиту

2.1. Проведення внутрішнього аудиту здійснюється у наступних напрямах: аудит ефективності, фінансовий аудит та аудит відповідності.

2.2. У разі негативного висновку за результатами фінансового аудиту чи аудиту відповідності за рішенням Голови може бути призначено проведення аудиту ефективності.

3. Планування діяльності з внутрішнього аудиту

3.1. Планування діяльності з внутрішнього аудиту - це процес, що здійснюється уповноваженою особою із внутрішнього аудиту Держсанепідслужби України та включає комплекс дій, спрямованих на формування, погодження та затвердження піврічних планів проведення внутрішнього аудиту.

3.2. Піврічні плани проведення внутрішнього аудиту (далі - План) формуються уповноваженою особою із внутрішнього аудиту Держсанепідслужби України на підставі оцінки ризиків у діяльності об'єкта внутрішнього аудиту та визначають теми внутрішніх аудитів.

3.3. Оцінка ризиків передбачає визначення ймовірності настання подій та розміру їх наслідків, які негативно впливатимуть на:

виконання завдань і досягнення цілей об'єктом внутрішнього аудиту, визначених у стратегічних та річних планах об'єкта внутрішнього аудиту;

ефективність планування, виконання та результату виконання бюджетних програм;

якість здійснення контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених для установи актами законодавства;

стан збереження активів та інформації;

стан управління державним майном;

правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності.

У разі необхідності уповноваженоюособою із внутрішнього аудиту Держсанепідслужби України проводяться консультації з керівництвом об'єкта внутрішнього аудиту та посадовими особами, які безпосередньо відповідають за функції, процеси, що охоплюються внутрішнім аудитом (далі - відповідальні за діяльність).

3.4. Піврічний План складається за формою згідно з додатком 1 до Порядку та повинен містити:

напрям внутрішнього аудиту;

тему внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об'єкта внутрішнього аудиту, в якому проводиться внутрішній аудит, та період діяльності, за який він проводиться (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);

період проведення (півріччя, у якому планується початок та завершення) внутрішнього аудиту.

До Плану не включаються внутрішні аудити за тією самою темою (з тих самих питань), за якою вже проведено внутрішній аудит уповноваженою особою із внутрішнього аудиту або виїзний контрольний захід Держфінінспекцією, або її територіальними органами та з моменту проведення яких пройшло менше ніж один календарний рік.

3.5. Об'єкти внутрішнього аудиту включаються уповноваженою особою із внутрішнього аудиту до Плану з урахуванням вимог, встановлених у розділі 4 цього Порядку (для фінансового аудиту, аудиту відповідності).

3.6. Після погодження піврічного Плану з Держфінінспекцією уповноважена особа із внутрішнього аудиту подає його Голові на затвердження не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного півріччя разом з інформацією про ресурси, необхідні для їх виконання.

3.7. У разі обмеження у ресурсах уповноважена особа із внутрішнього аудиту письмово інформує про це Голову із зазначенням наслідків таких обмежень та подає відповідні пропозиції щодо вирішення зазначеного питання.

3.8. Зміни до піврічних планів вносяться в порядку їх затвердження не пізніше ніж за 15 календарних днів до завершення року чи півріччя відповідно.

3.9. Піврічні Плани складаються з урахуванням резерву робочого часу на проведення позапланових внутрішніх аудитів, який розраховується у розмірі не більше 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення внутрішніх аудитів.

3.10. У разі призначення за рішенням Голови посадових осіб, на яких покладаються повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, або утворення підрозділів внутрішнього аудиту в територіальних органах Держсанепідслужби України, підприємствах, установах та організаціях, які належать до сфери її управління, запроваджуються єдині регламенти планування внутрішнього аудиту.

4. Критерії відбору об'єкта внутрішнього аудиту для включення до Плану проведення внутрішнього аудиту (для фінансового аудиту, аудиту відповідності)

4.1. Критеріями відбору об'єктів для проведення планових внутрішніх аудитів (для фінансового аудиту, аудиту відповідності) є:

4.1.1. Термін, за який не здійснювались контрольні заходи.

4.1.2. Об'єм фінансування.

4.1.3. Наявність повідомлення від правоохоронних органів, засобів масової інформації та громадян про наявність фінансових порушень у періоді, що підлягає аудиту.

4.1.4. Обсяги платних послуг, які надаються установою (закладом).

4.1.5. Чисельність працівників.

4.1.6. Залучення коштів Стабілізаційного та Резервного фондів державного бюджету.

4.1.7. Відсутність інформації про виконання вимог та пропозицій за результатами попередніх контрольних заходів.

4.1.8. Наявність та обсяг затверджених у кошторисах капітальних видатків.

4.1.9. Істотне зростання дебіторської та кредиторської заборгованостей.

4.1.10. Наявність операцій із використання благодійної та спонсорської допомоги.

4.1.11. Обсяг активів.

4.1.12. Наявність операцій із відчуження майна.

4.1.13. Збитковість і тенденції до збитковості в діяльності підприємства.

4.1.14. Невиконання планових показників діяльності, що містяться в щорічних планах суб'єкта господарювання.

4.2. Кількісні показники цих критеріїв, які впливають на визначення пріоритетності, наведені у додатку 2 до Порядку.

5. Ведення бази даних

5.1. Уповноваженою особою із внутрішнього аудиту Держсанепідслужби України складається та ведеться база за формою, наведеною у додатку 3 до Порядку, яка містить дані щодо об'єктів внутрішнього аудиту.

5.2. База даних повинна містити таку інформацію:

найменування установи, в якій проводився внутрішній аудит;

код за ЄДРПОУ;

місцезнаходження установи;

дату попереднього внутрішнього аудиту;

відомості про стан реагування на висновки та рекомендації за результатами внутрішнього аудиту;

відомості щодо здійснення контрольних заходів Держфінінспекцією, її територіальними органами та Рахунковою палатою України.

6. Організація внутрішніх аудитів

6.1. Внутрішній аудит передбачає здійснення оцінки, результатом якої є отримання необхідних та достатніх аудиторських доказів з метою надання висновків відповідно до цілей внутрішнього аудиту.

6.2. Цілі внутрішнього аудиту формуються уповноваженою особою із внутрішнього аудиту Держсанепідслужби України та визначають його очікувані результати.

6.3. Організація внутрішнього аудиту передбачає розподіл трудових ресурсів, планування внутрішнього аудиту та складання за його результатами програми.

6.4. Уповноважена особа із внутрішнього аудиту визначає склад аудиторської групи, який повинен відповідати характеру й ступеню складності кожного внутрішнього аудиту, а також обмеженням в термінах і трудових ресурсах, та призначає керівника аудиторської групи.

6.5. Керівник аудиторської групи:

розподіляє завдання та обсяги роботи між членами аудиторської групи та за потреби корегує їх;

контролює хід виконання завдань кожним членом аудиторської групи, стан виконання ними програми, надає їм необхідну допомогу;

вживає в межах повноважень заходів для забезпечення об'єктивності і незалежності членів аудиторської групи;

інформує Голову про фактори, що негативно впливають на незалежність і об'єктивність членів аудиторської групи;

оцінює відповідність обраних членами аудиторської групи методів внутрішнього аудиту цілі, обсягу, термінам і розподілу трудових ресурсів та за потреби вживає необхідних заходів;

інформує Голову про необхідність участі у внутрішньому аудиті залучених фахівців, отримання необхідної інформації від третіх осіб, отримання членами аудиторської групи необхідних консультацій, роз'яснень та іншої допомоги, включаючи технічну;

розглядає, повертає на доопрацювання або схвалює офіційну документацію про результати виконання членами аудиторської групи завдань під час внутрішнього аудиту.

Члени аудиторської групи забезпечують об'єктивність висновків в офіційній документації, а керівник аудиторської групи - загальну якість результатів роботи аудиторської групи.

6.6. При плануванні внутрішнього аудиту уповноважена особа із внутрішнього аудиту, у тому числі: члени аудиторської групи, у межах їх повноважень, вивчають питання, пов'язані з об'єктом внутрішнього аудиту:

завдання і цілі установи, визначені у стратегічних та річних планах;

бюджетні програми;

використання установою інформаційних технологій (ІТ);

середовище контролю, а саме визначення заходів, що вживаються керівництвом установи для створення і надійного функціонування внутрішнього контролю (накази, посадові інструкції, правила, інструкції, регламенти тощо), визначення ступеня дотримання правил, встановлених керівництвом установи (чи виконуються фактично накази, посадові інструкції, правила, інструкції, регламенти тощо), для попередження, виявлення та виправлення помилок, попередження та виявлення фактів обману (крадіжок, приписок, шахрайства тощо) та досягнення установою визначеної мети;

інші необхідні для виконання внутрішнього аудиту аспекти діяльності установи.

6.7. Попереднє вивчення об'єкта внутрішнього аудиту здійснюється шляхом направлення запитів та аналізу отриманої інформації щодо:

нормативно-правових актів, документів, які регламентують діяльність установи;

організаційної структури та системи управління установою;

паспортів бюджетних програм;

системи бухгалтерського обліку, фінансової і бюджетної звітності за суттєвістю;

матеріалів попередніх контрольних заходів контролюючих органів та стан усунення виявлених порушень за їх результатами;

звернень державних органів, народних депутатів, громадян, публікацій у засобах масової інформації про порушення законодавства, що стосуються діяльності об'єкта аудиту;

інших необхідних для виконання внутрішнього аудиту систем чи напрямів діяльності, інформації, у тому числі одержаної під час консультацій з керівництвом установи та її персоналом.

6.8. Після вивчення об'єкта внутрішнього аудиту та питань, що з ним пов'язані, визначаються суттєвість помилки, ризики та оцінюється ступінь їх можливого впливу за формою, наведеною у додатку 4 до Порядку.

6.9. За результатами планування внутрішнього аудиту складається його програма за формою, наведеною у додатку 5 до Порядку, та затверджується Головою до початку її виконання.

При визначенні змісту окремих розділів програми слід керуватись наступним:

ціль внутрішнього аудиту - включає формулювання цілей аудиту з визначенням очікуваних результатів;

підстава для проведення внутрішнього аудиту - зазначаються пункт Плану або доручення Голови тощо;

період, що охоплюється внутрішнім аудитом - визначається для фінансового аудиту та аудиту відповідності;

термін проведення внутрішнього аудиту - вказується період від дати затвердження програми з урахуванням вимог, викладених у пункті 6.12 цього Порядку;

ризикові сфери діяльності, операції, ділянки бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю установи тощо - вказуються найголовніші питання (проблеми, фактори ризику), на які необхідно звернути увагу, зокрема, оформлені на підставі доручень Голови та визначених ним конкретних задач і пріоритетних напрямів проведення внутрішнього аудиту діяльності установи. При цьому, слід визначити критерії, за якими необхідно проводити дослідження, із встановленням допустимих (максимальних та мінімальних) меж;

обсяг аудиторських прийомів та процедур за кожним фактором ризику - обов'язковий перелік обраних методів аудиту, процедур їх застосування та обсяги вибірки, які повинні забезпечувати обґрунтованість висновків за результатами аудиторського дослідження об'єкта внутрішнього аудиту, визначений у додатку 6 до Порядку;

планові трудові витрати - вказується розрахунок необхідних для проведення внутрішнього аудиту трудових та матеріальних витрат.

6.10. Внесення змін до програми внутрішнього аудиту здійснюється в порядку її затвердження.

6.11. Внутрішні аудити проводяться на підставі наказу Голови, який складається на паперових носіях та містить такі обов'язкові реквізити:

посаду, прізвище, ім'я і по батькові керівника та членів аудиторської групи - працівників (працівника) або залученого фахівця (фахівців), що беруть участь у проведенні внутрішнього аудиту;

підставу для проведення внутрішнього аудиту;

напрям внутрішнього аудиту;

тему внутрішнього аудиту;

найменування та місцезнаходження об'єкта внутрішнього аудиту, в якому планується проведення внутрішнього аудиту, та період діяльності, який ним охоплюється (для фінансового аудиту, аудиту відповідності);

дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту;

термін подання доповідної записки Голові за результатами проведення внутрішнього аудиту.

6.12. Строк проведення аудиту ефективності становить до 45 робочих днів, а строки проведення фінансового аудиту та аудиту відповідності до 30 робочих днів. Ці строки можуть бути продовжені до 15 робочих днів на підставі наказу.

6.13. Строки проведення внутрішнього аудиту не включають строки, пов'язані із його організацією.

6.14. Проведення планового (позапланового) внутрішнього аудиту може бути призупинено у разі:

- необхідності підготовки необхідних запитів, листів, інформацій, роз'яснень тощо, без завершення яких неможливе якісне проведення аудитів;

- термінового виконання завдань відповідно до повноважень, передбачених Законом;

- у разі обґрунтованого звернення об'єкта аудиту за погодженням з Головою.

Аудит повинен бути завершеним протягом 60 робочих днів. Рішення про зупинення та поновлення планового (позапланового) внутрішнього аудиту приймає Голова за письмовим поданням уповноваженої особи із внутрішнього аудиту.

Строк, на який зупинено аудит, не включається до загального строку його проведення.

6.15. Залучення експерта іншого органу влади до проведення внутрішнього аудиту здійснюється за письмовим погодженням з керівником органу, в якому працює цей експерт.

6.16. Аудит може бути проведений без виїзду до місця знаходження об'єкту аудиту у випадку обмеженого фінансування.

Аудит без виїзду до місця знаходження об'єкту аудиту проводиться у тому ж порядку, що і виїзний аудит.

Необхідні документи для проведення аудиту (завірені належним чином копій документів, а у разі необхідності і оригінали документів із подальшим поверненням останніх об'єкту аудиту) надаються об'єктом, у якому проводиться аудит, на письмовий запит, який готується уповноваженою особою із внутрішнього аудиту та підписується Голова.

7. Проведення внутрішнього аудиту

7.1. Проведення внутрішнього аудиту передбачає збір аудиторських доказів працівниками підрозділу із застосуванням методів, методичних прийомів і процедур, що забезпечують обґрунтованість висновків за його результатами.

7.2. Керівник та члени аудиторської групи самостійно визначають методи, методичні прийоми та процедури, які застосовуються під час внутрішнього аудиту, залежно від його об'єкта та відповідно до вимог цього Порядку.

7.3. Обрані методи аудиту, процедура їх застосування та обсяг вибірки повинні забезпечувати обґрунтованість висновків за результатами аудиторського дослідження об'єкта внутрішнього аудиту. У ході аудиторського дослідження слід проаналізувати, оцінити і документально оформити інформацію в тих обсягах, що будуть достатніми для досягнення цілей/мети аудиторського дослідження, а також отримати таку кількість аудиторських доказів, яка б дала можливість зробити необхідні висновки, при використанні яких буде підготовлено аудиторський звіт.

7.4. Джерелами аудиторських доказів є:

дані первинних документів і звітів, у яких відображається основна інформація про операції, системи та процеси;

облікові регістри;

фінансова, бюджетна, статистична та інші види звітності;

звіти про виконання паспортів бюджетних програм;

інвентаризаційні матеріали (описи, порівняльні відомості);

розрахунки, кошториси, калькуляції, договори, контракти, накази, розпорядження;

матеріали контрольних заходів;

дані, отримані за результатами експертних перевірок, контрольних замірів, проведених за участю керівника або членів аудиторської групи;

інші документи та матеріали, необхідні для проведення внутрішнього аудиту.

7.5. Достовірність офіційної документації та інформації, наданої робочій групі для внутрішнього аудиту, забезпечується посадовими особами об'єкта внутрішнього аудиту, що її склали, затвердили, підписали чи засвідчили.

8. Документування ходу та результатів внутрішнього аудиту

8.1. Документальне оформлення внутрішнього аудиту складається з двох видів документів - робочих та офіційних.

8.2. До робочих документів вноситься інформація, яка підтверджує висновки, викладені в аудиторському звіті.

При оформленні робочих документів слід дотримуватися таких вимог:

на першій сторінці кожного робочого документа вказуються ціль, об'єкт аудиту, період та дата проведення внутрішнього аудиту;

кожному робочому документу дається назва, наприклад: "Аудит основних засобів", "Аудит порядку і проведення інвентаризації";

для прискорення пошуку кожному робочому документу присвоюється порядковий номер (наприклад: "Додаток 1 до Аудиторського звіту") та посилання на пункт програми внутрішнього аудиту;

на кожному робочому документі проставляється прізвище та ініціали особи, яка її підготувала.

8.3. Робочі документи включають наступну інформацію щодо об'єкта внутрішнього аудиту:

інформацію про організаційну структуру;

необхідні витяги або копії документів;

галузеву інформацію та нормативну документацію, яка регулює діяльність;

документацію про вивчення та оцінку систем бухгалтерського обліку;

документацію про оцінку системи внутрішнього контролю;

аналіз важливих показників та тенденцій у діяльності за досліджуваний період;

документацію, яка відображає час проведення аудиторських процедур та отриманий результат за кожною з них;

список осіб, які виконували аудиторські процедури, та час їх роботи;

висновки, зроблені працівником підрозділу, щодо різних аспектів аудиту.

8.4. Після закінчення внутрішнього аудиту робочі документи додаються до аудиторського звіту та підлягають обов'язковому збереженню у справах.

8.5. Офіційним документом є аудиторський звіт. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності об'єкта внутрішнього аудиту залежно від характеру виявлених проблем.

8.6. Аудиторський звіт складається із вступної, аналітичної та підсумкової частин.

8.7. У вступній частині зазначаються такі дані:

напрям внутрішнього аудиту, плановий чи позаплановий внутрішній аудит;

цілі внутрішнього аудиту;

наказ про проведення внутрішнього аудиту із зазначенням його реквізитів;

посади, прізвища, імена і по батькові керівника та членів аудиторської групи, дати їх участі у проведенні внутрішнього аудиту;

резюме - стислий виклад основних висновків та рекомендацій;

опис об'єкта внутрішнього аудиту;

дати початку і закінчення проведення внутрішнього аудиту;

період, за який проводиться внутрішній аудит.

8.8. В аналітичній частині документуються результати внутрішнього аудиту в розрізі кожного програмного питання із зазначенням використаних методів, прийомів та процедур.

8.9. Підсумкова частина включає аудиторський висновок, який містить обґрунтовані підсумки за результатами внутрішнього аудиту відповідно до його теми та цілей.

8.10. Аудиторський висновок може бути: безумовно позитивним, умовно-позитивним, негативним.

8.11. Безумовно позитивний висновок складається, якщо виконано такі умови:

отримано необхідну інформацію та пояснення і вони є достатньою базою для відображення реального стану справ в установі;

підтверджено ефективність функціонування системи внутрішнього контролю та/або залежно від теми, цілей та об'єкта внутрішнього аудиту підтверджено:

виконання завдань і досягнення цілей установи, визначених у стратегічних та річних планах;

ефективність виконання бюджетних програм;

достатню якість надання адміністративних послуг та належну якість виконання контрольно-наглядових функцій, інших завдань, визначених для установи актами законодавства України;

належний стан збереження активів та інформації;

належний стан управління державним майном;

правильність ведення бухгалтерського обліку та достовірність фінансової і бюджетної звітності із врахуванням суттєвості отриманої інформації (даних).

8.12. Умовно-позитивний висновок надається у разі, коли виконані наведені у пункті 8.11 умови, проте у зв'язку з неможливістю дослідження окремих фактів керівник/член аудиторської групи не може висловити свою думку щодо вказаних моментів. Водночас такі факти (події) мають обмежений вплив на стан справ у цілому і не впливають на діяльність установи в цілому.

Складання умовно-позитивного висновку є наслідком встановлення окремих (поодиноких) фактів, які не дають достатньої впевненості для складання безумовно-позитивного висновку.

8.13. Негативний висновок складається у випадках, коли під час внутрішнього аудиту встановлені суттєві порушення. При цьому, висновок має чітко відображати зміст цих порушень і в ньому наводяться підтвердження, якими керувався керівник/член аудиторської групи під час підготовки негативного висновку.

8.14. Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту повинні:

містити конструктивні пропозиції про удосконалення тих аспектів діяльності об'єкту внутрішнього аудиту, щодо яких проводився внутрішній аудит;

бути спрямованими на усунення усіх встановлених недоліків, порушень, відхилень та мати на меті удосконалення діяльності установи;

бути адекватними, чітко формулюватись та мати відповідний алгоритм їх застосування.

Рекомендації підписуються керівником аудиторської групи та її членами, і подаються разом із аудиторським звітом.

8.15. Аудиторський звіт складається у одному примірнику, підписується керівником аудиторської групи та її членами.

Аудиторський звіт з рекомендаціями передається керівником аудиторської групи для ознайомлення відповідальним за діяльність строком на два робочих дні.

8.16. На аркуші аудиторського звіту під підписами аудиторської групи навпроти слова "ознайомлений" відповідальним за діяльність ставиться підпис, що засвідчує його ознайомлення із аудиторським звітом, із зазначенням посади, прізвища та ініціалів.

У разі відмови відповідального за діяльність від проставлення підпису навпроти слова "ознайомлений" вчиняється про це відповідний запис.

Реєстрація аудиторського звіту здійснюється уповноваженою особою із внутрішнього аудиту у Журналі обліку аудиторських звітів (додаток 7).

На вимогу відповідальних за діяльність надається копія аудиторського звіту з рекомендаціями для подальшого використання в роботі.

8.17. У разі не погодження з висновками аудиторського звіту та рекомендаціями відповідального за діяльність, протягом 15-ти робочих днів він надає керівнику аудиторської групи обґрунтовані коментарі за своїм підписом.

8.18. Керівник аудиторської групи розглядає такі коментарі та готує письмовий висновок щодо їх обґрунтованості за формою, наведеною у додатку 8 до Порядку.

8.19. За результатами розгляду аудиторського звіту та рекомендацій Головою приймається рішення про проведення додаткового внутрішнього аудиту або прийняття аудиторських рекомендацій відповідальним за діяльність.

8.20. Якщо в аудиторському звіті міститься істотна помилка або недолік, Уповноважена особа із внутрішнього аудиту повинен довести виправлену інформацію до відома всіх осіб, які його одержали.

9. Моніторинг врахування рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту

9.1. Уповноважена особа із внутрішнього аудиту забезпечує організацію моніторингу впровадження рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту для впевненості в тому, що відповідальні за діяльність розпочали ефективні дії, спрямовані на їх виконання, або керівництво об'єкта внутрішнього аудиту взяло на себе ризик невиконання таких рекомендацій.

9.2. Моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій здійснюється уповноваженою особою із внутрішнього аудиту за формою, наведеною у додатку 9 до Порядку або на підставі отриманої інформації від відповідальних за діяльність про реалізацію аудиторських рекомендацій.

9.3. У разі якщо підтвердження факту усунення порушень та виконання рекомендацій не можливо довести шляхом отримання інформації від відповідальних за діяльність, моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій може здійснюватися шляхом виходу на об'єкт.

9.4. Моніторинг шляхом виходу на об'єкт проводяться на підставі наказу Голови, який повинен містити такі обов'язкову інформацію:

посаду, прізвище, ім'я і по батькові керівника та членів аудиторської групи - уповноваженої особи із внутрішнього аудиту або залученого фахівця (фахівців), що беруть участь у проведенні моніторингу;

ціль проведення моніторингу;

найменування та місцезнаходження об'єкта внутрішнього аудиту, в якому планується проведення моніторингу;

дати початку і закінчення проведення моніторингу;

термін подання доповідної записки Голові за результатами проведення моніторингу.

9.5. Термін проведення моніторингу визначається уповноваженою особою із внутрішнього аудиту та погоджується Головою.

9.6. За результатами моніторингу складається довідка про стан виконання рекомендацій. У довідці фіксуються факти щодо підтвердження усунення (або не усунення) порушень та недоліків, виконання або (не виконання) наданих за результатами аудиту рекомендацій. Довідка складається у довільній формі, у одному екземплярі підписується у тому ж порядку, що і аудиторській звіт.

9.7. Довідка за результатами моніторингу долучається до матеріалів справи. складеними за результатами аудиту.

9.8. Про результати моніторингу письмово повідомляється Голова для прийняття ним відповідних рішень.

10. Формування та зберігання справ внутрішнього аудиту

10.1. Матеріали справи - сукупність документів, зібраних та складених в процесі планування, проведення, оформлення результатів внутрішнього аудиту та моніторингу впровадження рекомендацій - формуються у справи.

10.2. Справи формуються з присвоєнням номера та відповідно до додатка 10 до Порядку. Внутрішній опис документів справи контрольного заходу складається за формою, наведеною в додатку 11 до Порядку.

10.3. Оформлена належним чином справа залишається на зберіганні, після чого передається в установленому порядку до архіву. Термін зберігання справи 3 роки.

10.4. У разі звільнення уповноваженої особи із внутрішнього аудиту справи передаються за актом комісії, призначеній Головою або його заступником.

11. Звітування про діяльність із внутрішнього аудиту

11.1. Уповноважена особа із внутрішнього аудиту раз на півріччя - до 20 січня та 20 липня, у письмовій формі звітує Голові про результати діяльності із внутрішнього аудиту.

11.2. Звіт про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту повинен включати:

стан виконання плану діяльності з внутрішнього аудиту та/або причини його невиконання;

інформацію про позапланові внутрішні аудити;

резюме кожного завершеного планового та позапланового внутрішнього аудиту;

суттєві проблемні питання, у тому числі виявлені за результатами виконання аудиторських завдань у попередні періоди, що потребували негайного вжиття заходів, яких вжито не було;

результати впровадження рекомендацій;

обмеження, що виникали під час проведення внутрішнього аудиту;

інформацію про наявність та стан виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту.

11.3. Результати внутрішнього аудиту 1 раз на півріччя (рік) розглядаються на засіданні Колегії Держсанепідслужби України.

11.4. Уповноважена особа із внутрішнього аудиту в межах повноважень здійснює моніторинг стану виконання прийнятих на засіданні Колегій рішень із зазначених питань.

11.5. Уповноважена особа із внутрішнього аудиту забезпечує своєчасну підготовку звітності про результати своєї діяльності для подання його до Держфінінспекції за встановленою нею формою.

12. Надання інформації про результати внутрішнього аудиту та взаємодія уповноваженої особи із внутрішнього аудиту з органами державної влади

12.1. У разі надходження звернень від органів державної влади уповноважена особа із внутрішнього аудиту за дорученням Голови надає інформацію про результати внутрішнього аудиту.

Інформація про результати внутрішнього аудиту надається за зверненням органів державної влади з дотриманням установлених вимог законодавства та розпорядчих документів щодо розголошення інформації з обмеженим доступом.

12.2. У разі надходження звернення від Держфінінспекції уповноважена особа із внутрішнього аудиту забезпечує підготовку інформації про результати внутрішнього аудиту та інших відомостей, що стосуються його проведення, для подання Голові та направлення до Держфінінспекції протягом 10 робочих днів з дня надходження такого звернення.

12.3. Взаємодія з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади та правоохоронними органами здійснюється уповноваженою особою із внутрішнього аудиту в межах його повноважень відповідно до законодавства.

12.4. У разі виявлення під час проведення внутрішнього аудиту ознак шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків та/або які мають ознаки злочину, уповноважена особа із внутрішнього аудиту письмово інформує Голову про необхідність інформування правоохоронних органів про такі факти або передачі їм матеріалів внутрішнього аудиту.

12.5. За рішенням Голови уповноважена особа із внутрішнього аудиту забезпечує інформування та/або передачу матеріалів такого аудиту до правоохоронних органів відповідно до законодавства.

13. Скарги на дії уповноваженої особи із внутрішнього аудиту

13.1. Скарги на дії уповноваженої особи із внутрішнього аудиту, що надходять до Держсанепідслужби України, розглядаються в установленому законодавством порядку.

13.2. Якщо за результатами розгляду скарги встановлено факт невідповідності офіційної документації, складеної за результатами внутрішнього аудиту, дійсному стану справ та/або порушення уповноваженою особою із внутрішнього аудиту законодавства, в тому числі Стандартів, що вплинуло на об'єктивність висновків, Голова призначає повторний внутрішній аудит.

13.3. Повторний внутрішній аудит проводиться працівниками, які не брали участі в попередніх внутрішніх аудитах, з тих самих питань.

 

Головний спеціаліст із внутрішнього аудиту Держсанепідслужби України

О. О. Коваленко

 

Додаток 1
до Порядку проведення внутрішнього аудиту в Державній санітарно-епідеміологічній службі України

ПОГОДЖЕНО	ЗАТВЕРДЖЕНО
Державна фінансова інспекція України	Голова Державної санітарно-епідеміологічної служби України
_____________________________________                                        П. І. Б.	_____________________________________                                        П. І. Б.
"___" ____________ 20__ року	"___" ____________ 20__ року

ПЛАН
проведення внутрішніх аудитів Державної санітарно-епідеміологічної служби України

на ____ півріччя 20__ року

Головний спеціаліст із внутрішнього аудиту

______________ (підпис)

____________________________ (П. І. Б.)

 

Додаток 2
до Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України

Критерії відбору об'єктів для проведення планових внутрішніх аудитів
(для фінансового аудиту, аудиту відповідності)

 

Додаток 3
до Порядку проведення внутрішнього аудиту в Державній санітарно-епідеміологічній службі України

База даних
об'єктів внутрішнього аудиту Державної санітарно-епідеміологічної служби України

за 20__ рік

П. І. Б. виконавця

 

Додаток 4
до Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України

Визначення ризиків, ступеня їх можливого впливу та оцінка результативності заходів контролю

Підготовлено: ________________________________________________________________________ Дата: ________________________________________________________________________________ Перевірено: __________________________________________________________________________

 

Додаток 5
до Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України

ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Держсанепідслужби України - Головний державний санітарний лікар України
_______________________________
"___" ____________ 20__ року

Програма внутрішнього аудиту

Уповноважена особа із внутрішнього аудиту Держсанепідслужби України

_________________ (Підпис)

_______________________________ (П. І. Б.)

 

Додаток 6
до Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України

Методичні прийоми проведення аудиторського дослідження і методичні прийоми організації аудиторського дослідження

До складу методичних прийомів аудиторського дослідження відносяться:

• фактична перевірка. Під фактичною перевіркою розуміється перевірка кількісного і якісного стану об'єктів аудиту, який встановлюється шляхом обстеження, огляду, обмірювання, перерахунку та інших способів перевірки фактичного стану активів;

• підтвердження. Підтвердження полягає в одержанні письмової відповіді від відповідальних за процес для підтвердження точності інформації (наприклад, підтвердження дебіторської заборгованості);

• документальна перевірка - це перевірка документів і записів, яка може бути формальною, арифметичною та перевіркою по суті;

• спостереження дає можливість одержати загальну характеристику об'єкта аудиту на підставі візуального огляду;

• обстеження - це особисте ознайомлення із предметом дослідження;

• тестування/опитування/інтерв'ювання - це одержання письмової або усної інформації від відповідальних за процес. Воно полягає у формулюванні переліку питань для оцінки об'єкта дослідження за відповідями, на які встановлюються фактори ризику та надається оцінка відповідності. Інтерв'ювання документується за наведеною нижче формою;

• перевірка механічної точності передбачає повторну перевірку підрахунків і передачі інформації;

• аналітичний огляд - це вивчення важливих тенденцій та інших даних, що характеризують розвиток об'єкта аудиту, а також дослідження незвичних і неочікуваних змін у процесі реалізації його функцій. Аудитор на основі даних, отриманих в процесі аналітичного огляду, опитує керівництво та інших посадових осіб про причини виявлених неочікуваних відхилень, а отримані відповіді потім досліджуються і підтверджуються;

• аналітичні тести - це методи порівняння, як в абсолютних одиницях, так і у відносних (індекси, коефіцієнти, відсотки);

• спеціальна перевірка здійснюється із залученням фахівців вузької спеціалізації (наприклад, спеціаліст зі шляхового будівництва, технологи). Використовується для виявлення різного роду відхилень від норм та з метою доведення фактів порушень і відхилень;

• формальна перевірка полягає у візуальній перевірці правильності записів усіх реквізитів, у виявленні безпідставних виправлень, підчисток, дописувань у тексті й цифрах, у перевірці достовірності підписів посадових і матеріально-відповідальних осіб;

• арифметична перевірка документів полягає в перевірці правильності розрахунків у документах, облікових регістрах і звітних формах;

• перевірка документів по суті дає змогу встановити законність і доцільність операцій, правильність відображення операцій на рахунках.

Основними методами організації аудиторського дослідження є: суцільна (документальна і фактична), вибіркова, аналітична, комбінована перевірка.

При суцільній перевірці перевіряються всі масиви інформації без винятку щодо даних, систем та процесів, які відбулись за період, що досліджується. На підставі суцільної перевірки аудитор робить висновок про достовірність, доцільність та законність відображення в бухгалтерському обліку і звітності дій і подій, здійснених за весь період, який досліджується. Такі перевірки є найточнішими, а ступінь ризику невиявлення зводиться до мінімального. Вони застосовуються для встановлення доказів та визначення заподіяної шкоди в результаті шахрайства.

Вибіркова перевірка передбачає застосування аудиторських процедур менше ніж до 100 % масивів інформації, які дають змогу внутрішньому аудитору отримати аудиторські докази і, оцінивши окремі характеристики вибраних даних, поширити дієвість цих доказів на всю сукупність даних. Ризик невиявлення збільшується, оскільки за межами вибірки можуть залишатися факти порушень та помилок. Тому, аудитор повинен уважно формувати вибірку з урахуванням мети аудиту, сукупності даних (генеральної сукупності) і обсягу вибірки. Вибірка повинна бути репрезентативною, тобто відображати всі основні властивості генеральної сукупності. Вибірковий метод перевірки дає змогу внутрішньому аудитору з найменшими витратами отримати результат про довіру до системи внутрішнього контролю об'єкту внутрішнього аудиту та скласти думку про достовірність, доцільність і законність господарських операцій, відображених у бухгалтерському обліку і звітності.

Якщо у ході вибіркового дослідження встановлені серйозні порушення або помилки, то відповідна сукупність інформації повинна бути перевірена суцільним методом.

Аналітична перевірка - це оцінка фінансових показників за допомогою вивчення вірогідних залежностей між ними.

Комбінована перевірка - це поєднання суцільної, вибіркової та аналітичної перевірок.

Приклад оформлення інтерв'ю:

Результати інтерв'ю з керівництвом та посадовими особами об'єкта внутрішнього аудиту, які відповідають за функції, процеси, що охоплюються внутрішнім аудитом

Дата: __________ Приміщення: _________________________________________________________________________ Представники об'єкту аудиту: ___________________________________________________________ Аудиторська група: ____________________________________________________________________ Мета інтерв'ю: ________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Запитання 1: __________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Відповідь 1: __________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Запитання 2: _________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Відповідь 2: ___________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Запитання 3: __________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Відповідь 3: __________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ І т. д.

 

Додаток 7
до Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України

Журнал обліку аудиторських звітів

 

Додаток 8
до Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України

ВИСНОВОК
щодо обґрунтованості коментарів до аудиторського звіту та рекомендацій

від ___.___.20__ N ______
_____________________________________________________________________________________
(повна назва об'єкта внутрішнього аудиту)

Керівник аудиторської групи

________________ (підпис, дата)

________________________ (ініціали, прізвище)

Примітки:

1. Витяги з офіційної документації, а також коментарів заносяться до форми із зазначенням номерів сторінок і абзаців цих документів.

2. У графі "Висновок" проводиться запис про прийняття коментарів і наводиться нова редакція тексту аудиторського звіту та/або рекомендацій, у разі спростування коментарів зазначаються правові підстави для цього.

 

Додаток 9
До Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України

Моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій, наданих за результатами внутрішнього аудиту

______________________________________________________
Назва об'єкту внутрішнього аудиту

 

Додаток 10
До Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України

СТРУКТУРА
справи за результатами внутрішнього аудиту

1. Опис справи.

2. Моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій, наданих за результатами внутрішнього аудиту.

3. Листування уповноваженої особи із внутрішнього аудиту щодо отримання від відповідальних за діяльність об'єкта внутрішнього аудиту відомостей про заходи, вжиті за результатами внутрішнього аудиту, та іншої інформації, пов'язаної з впровадженням рекомендацій.

4. Копії документів (квитанцій) об'єкта внутрішнього аудиту щодо відшкодування збитків і незаконних витрат (у разі встановлення таких у ході проведення внутрішнього аудиту).

5. Листування з іншими органами державної влади, у тому числі правоохоронними (у разі здійснення такого).

6. Копія наказу про проведення внутрішнього аудиту.

7. Копії доручень керівництва Держсанепідслужби України, звернень правоохоронних органів, органів державної влади, суб'єктів господарювання щодо необхідності проведення внутрішнього аудиту.

8. Програма внутрішнього аудиту.

9. Обґрунтовані коментарі до аудиторського звіту та рекомендацій відповідального за діяльність об'єкта внутрішнього аудиту.

10. Висновок Держсанепідслужби України щодо обґрунтованості коментарів до аудиторського звіту та рекомендацій.

11. Аудиторський звіт та рекомендації.

12. Робоча документація з додатками.

Примітки:

1. Не включаються до справи документи, що не стосуються аудиторського дослідження.

2. Усі аркуші сформованої справи нумеруються чорним графітним олівцем на полі праворуч угорі.

3. Нумерація аркушів починається з останньої сторінки справи.

4. Кожна папка справи повинна містити не більше 250 аркушів.

5. Внутрішній опис справи складається на кожну окрему папку та загальний опис, який долучається в останню папку справи.

6. Внутрішній опис справи підписує посадова особа, яка його склала.

 

Додаток 11
До Порядку проведення внутрішнього аудиту в системі Державної санітарно-епідеміологічної служби України

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи N ____________

(згідно з Журналом обліку аудиторських звітів)

Виконавець:
___________________ (посада)	________________ (підпис)	________________________ (ініціали, прізвище)

____________