МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
26 травня 2025 р. за N 804/44210

Про затвердження Змін до Порядку формування єдиної справи розпорядчих документів, що приймаються органом державного нагляду (контролю) під час здійснення заходу державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності

Із змінами і доповненнями, внесеними
 наказом Міністерства економіки України
 від 2 червня 2025 року N 2580

Відповідно до частини десятої статті 7 Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності" та пункту 9 Положення про Міністерство економіки України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року N 459 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 17 лютого 2021 року N 124),

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до Порядку формування єдиної справи розпорядчих документів, що приймаються органом державного нагляду (контролю) під час здійснення заходу державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності, затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 03 липня 2017 року N 961, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 липня 2017 року за N 911/30779, що додаються.

2. Департаменту регуляторної політики та підприємництва в установленому законодавством порядку подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра економіки України згідно з розподілом обов'язків.

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства економіки України
13 травня 2025 року N 2429

(гриф затвердження у редакції наказу
 Міністерства економіки України від 02.06.2025 р. N 2580)

Зміни
до Порядку формування єдиної справи розпорядчих документів, що приймаються органом державного нагляду (контролю) під час здійснення заходу державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності, затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 03 липня 2017 року N 961, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 липня 2017 року за N 911/30779

(заголовок Змін із змінами, внесеними згідно з наказом
 Міністерства економіки України від 02.06.2025 р. N 2580)

1. У розділі I:

у пункті 1 слова "у паперовій формі" виключити;

в абзаці першому пункту 2 слова ", що зібрані в окрему папку (швидкозшивач)" виключити.

2. У розділі II:

пункт 1 викласти в такій редакції:

"1. Формування єдиної справи здійснюється шляхом групування розпорядчих документів, визначених статтею 7 Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності", в окрему папку (швидкозшивач) у паперовій формі та/або в системі електронного документообігу органу державного нагляду (контролю) в електронній формі.

Загальні засади документування (особливості ведення) та порядок проходження єдиної справи в електронній формі з моменту її створення в системі електронного документообігу органу державного нагляду (контролю) визначаються Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року N 55.";

абзац перший пункту 2 після слів "зразків продукції", "заходу державного нагляду (контролю)" доповнити словами ", результати фіксації заходів державного нагляду (контролю) чи окремих дій технічними приладами та/або засобами, що мають функції фото- та/або відеозйомки, аудіо- та/або відеозапису", "(за наявності)" відповідно;

(абзац п'ятий пункту 2 у редакції наказу
 Міністерства економіки України від 02.06.2025 р. N 2580)

пункти 3 і 4 викласти в такій редакції:

"3. Єдина справа формується посадовою особою органу державного нагляду (контролю), яка здійснювала захід державного нагляду (контролю) або на яку згідно з рішенням керівника цього органу покладено повноваження щодо її зберігання.

4. Формування єдиної справи в паперовій формі передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів, їх групування, оформлення обкладинки (титульного аркуша) та наявність засвідчувального напису.

Формування єдиної справи в електронній формі передбачає окрему порядкову нумерацію електронних документів, складання внутрішнього опису документів, їх групування та наявність засвідчувального напису.";

пункт 6 після слів "реєструється в" доповнити словами "паперовому або електронному";

пункти 11 і 12 викласти в такій редакції:

"11. Формування єдиної справи вважається завершеним після підписання безпосереднім керівником посадової особи, яка здійснювала захід державного нагляду (контролю) або на яку згідно з рішенням керівника відповідного органу державного нагляду (контролю) покладено повноваження щодо її зберігання, засвідчувального напису у внутрішньому описі документів єдиної справи, що здійснюється після виконання всіх вимог Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності" щодо заходу державного нагляду (контролю).

Під час формування єдиної справи в паперовій формі безпосередній керівник посадової особи, яка здійснювала захід державного нагляду (контролю) або на яку згідно з рішенням керівника відповідного органу державного нагляду (контролю) покладено повноваження щодо її зберігання, підписує внутрішній опис документів єдиної справи власноруч.

Під час формування єдиної справи в електронній формі безпосередній керівник посадової особи, яка здійснювала захід державного нагляду (контролю) або на яку згідно з рішенням керівника відповідного органу державного нагляду (контролю) покладено повноваження щодо її зберігання, підписує внутрішній опис документів єдиної справи шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису.

12. Витребування та/або вилучення документів з єдиної справи здійснюється в порядку, передбаченому законодавством у сфері формування, обліку, зберігання і використання Національного архівного фонду.

(абзац п'ятнадцятий пункту 2 із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства економіки України від 02.06.2025 р. N 2580)

Орган державного нагляду (контролю) виготовляє копії документів, що витребовуються та/або вилучаються з єдиної справи, пронумерувати, прошити та завірити їх печаткою.

(абзац шістнадцятий пункту 2 із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства економіки України від 02.06.2025 р. N 2580)

До єдиної справи долучаються документи, на підставі яких було здійснено витребування та/або вилучення документів, супровідний лист або документ, яким суд (орган досудового розслідування) уповноважив особу на їх одержання, та опис витребуваних та/або вилучених документів.";

пункт 13 виключити.

У зв'язку з цим пункт 14 вважати пунктом 13;

пункт 13 викласти в такій редакції:

"13. Завершена єдина справа зберігається за місцем її формування (у структурному підрозділі органу державного нагляду (контролю), що здійснював перевірку) до наступного планового заходу державного нагляду (контролю) щодо певного суб'єкта господарювання, але не менше ніж п'ять років.

Після завершення строку зберігання єдиної справи, передбаченого абзацом першим цього пункту, вона зберігається в органі державного нагляду (контролю) відповідно до строків та порядку, встановлених законодавством у сфері формування, обліку, зберігання і використання Національного архівного фонду.".

(абзац двадцять другий пункту 2 із змінами, внесеними згідно з
 наказом Міністерства економіки України від 02.06.2025 р. N 2580)

3. У додатку 1 до цього Порядку слова "(ініціали та прізвище)" замінити словами "(Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ)".